Intelligente E-Mail-Archivierung mit SecureMail Archive

Endlich Schluss mit dem juristischen Blindflug beim Thema E-Mail-Archivierung

Ob im Vertrieb, Marketing, Buchhaltung oder in der Geschäftsleitung - E-Mail ist in der Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Dass inzwischen die meisten geschäftlichen Briefe als E-Mail verschickt werden, ist auch den Finanzbehörden nicht entgangen. Für Unternehmen besteht daher die Pflicht, sämtliche steuerrelevanten digitalen Daten aufzubewahren und sie auch maschinell auswertbar zur Verfügung zu halten. Geregelt wird dies u. a. über die Abgabenordnung und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die seit Januar 2015 die GDPdU und GoBS ersetzt. E-Mails mit geschäftsrelevanten Inhalten müssen demnach sechs, solche die sich auf die Bilanz auswirken, zehn Jahre aufbewahrt werden.

Wie funktioniert das Archivsystem?

Abbildung: Webbasierter Benutzerzugang von SecureMail Archive

SecureMail Archive ermöglicht eine sichere und einfache Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs in Unternehmen oder Organisationen. Das innovative Archivsystem erfüllt dabei nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zur digitalen Aufbewahrung von E-Mails, sondern auch die Anforderungen des Datenschutzes. Sofort nach der Installation erfasst und indiziert das System automatisch jede ein- und ausgehende E-Mail und archiviert diese im Originalformat (RFC822). Ein lesender Zugriff auf eine archivierte E-Mail ist nur durch den Besitzer, d. h. dem Inhaber der jeweiligen E-Mail-Adresse bzw. des E-Mail-Postfaches, erlaubt. Hierzu muss dieser sich gegenüber dem Archivsystem authentisieren. In Verbindung mit einem zentralen Verzeichnisdienst (AD, LDAP) und der Funktionserweiterung Single Sign-On (SSO) lässt sich dies auch automatisieren.

Bewährte und anerkannte digitale Zeitstempel- und Signaturverfahren, sichere Authentisierungs- und Verschlüsselungsverfahren (AES 256 Bit) sowie das integrierte, innovative Rollen- und Rechtesystem gewährleisten, dass elektronische Dokumente nachweislich unverändert über den gesamten Archivierungszeitraum aufbewahrt werden und alle Daten vor Datenspionage effektiv geschützt sind. Jede Aktion eines Administrators, Anwenders oder Auditors, kann in einer manipulationssicheren Protokolldatei festgehalten werden. Alle Anwender können ihre E-Mails und Dokumente im Rahmen ihrer Berechtigungen selber schnell und bequem über die Volltextsuche im Archiv recherchieren und jederzeit ganz einfach per Mausklick wieder herstellen. Darüber hinaus lässt sich der E-Mail-Bestand durch Auditoren, entsprechend der gesetzlichen Vorgaben, jederzeit prüfen.

Die Vorteile - auf einem Blick

• Datenschutzkonform - ein integriertes Rollen- und Rechtekonzept gewährleistet maximalen Datenschutz. Alle Aktivitäten werden vom System in einer manipulationssicheren Logdatei protokolliert.
• Benutzerfreundlich - der Zugriff auf das Archivsystem erfolgt browserbasiert über ein Webinterface oder direkt über den Mailclient.
• Hohe Entlastung des Mailservers - archivierte E-Mails stehen dauerhaft zur Verfügung. Durch das Löschen von E-Mails auf dem Mailserver lässt sich dieser meist deutlich entlasten. Reduziert den Speicherbedarf durch Single Instancing und Komprimierung.
• Einfache Migration von Daten - E-Mail-Daten lassen sich mit wenigen Mausklicks migrieren (über integrierte Im- und Exportfunktionen).
• Starke Verschlüsselung und sicherer Zugriffsschutz - nur autorisierte Personen können auf das Archivsystem zugreifen. Alle Daten werden verschlüsselt.

Flexibel einsetzbar

• Secure MailArchive unterstützt (auch im Mischbetrieb) alle gängigen Mailserver, wie z.B. MS Exchange, OpenXchange, Novell GroupWise, Notes Domino, Sendmail, Scalix, Exim, Postfix, Kerio und viele andere.
• An anderen Orten gespeicherte E-Mails lassen sich schnell und einfach in das Archiv migrieren und ebenso leicht wieder an einem beliebigen Speicherort exportieren.
• Secure MailArchive läss ich sehr einfach an vorhandene Speichersysteme (Storage) anbinden.

Weniger Speicherbedarf für E-Mails

Das regelkonforme Archivieren von E-Mails stellt besondere Anforderungen, die mit konventionellen Datensicherungsverfahren (Backup) nicht erfüllt werden. SecureMail Archive legt automatisch jede ein- und ausgehende E-Mail im Archivspeicher ab. Somit müssen E-Mails nicht mehr langfristig auf dem Mailserver gespeichert werden und überlaufende Postfächer gehören damit der Vergangenheit an. Durch die Auslagerung der E-Mails in das Archivsystem, lässt sich die Performance des Mailservers oftmals deutlich erhöhen. Ein intelligentes Ablageverfahren im Archivsystem (Single Instance) verhindert dabei, dass Daten redundant im Archiv gespeichert werden, was zusätzlichen Speicherplatz spart. Im Vergleich zu einer reinen Backup-Lösung bleibt jedoch jede E-Mail produktiv erhalten und ist damit jederzeit für den Benutzer weiterhin im Original verfügbar.

Moderne Volltextsuche sucht auch in Datei-Anhängen

Nach dem Prinzip "Finden statt Suchen", zeigt die Volltextsuche dabei ihre Stärken. Sie besticht insbesondere durch ihre professionelle und intuitive Handhabung und zeichnet sich durch eine sehr hohe Genauigkeit, Schnelligkeit und Trefferquote aus. Selbstverständlich lassen sich hierbei auch Suchmasken beliebig speichern.

Rollenbasiertes Rechtekonzept zur Erfüllung der Compliance

Über ein rollenbasiertes Rechtesystem wird die Administration und die Kontrolle des Systems im Sinne eines effektiven Datenschutzes auf verschiedene Benutzer und damit Verantwortlichkeiten verteilt. Das vollautomatische Archivierungssystem macht es für Unternehmen jeder Größenordnung sehr einfach, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren das Backup und den Mailserver zu entlasten sowie den eigenen Compliancevorgaben zu entsprechen.

Gewährleistung der Authentizität auch nach vielen Jahren

Durch die Verwendung elektronischer Zeitstempel und Signaturen kann jederzeit die Authentizität, d. h. die Echtheit der verwendeten digitalen Signatur, überprüft werden. Somit kann auch noch nach Jahren sichergestellt werden, dass archivierte E-Mails inhaltlich nicht verändert worden sind.

Weitere Informationen

Hinweise:

Bitte achten Sie bei der Dateneingabe auf die richtige Schreibweise Ihrer E-Mail Adresse, da wir andernfalls ggf. Ihre Anfrage nicht beantworten können.

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