Gesetzeskonform in der Cloud archivieren

Mit dem vollautomatischen E-Mail-Archivierungsdienst Secure Cloud MailArchive ist es ein Leichtes, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren, das Backup und den Mailserver zu entlasten sowie den eigenen Compliancevorgaben zu entsprechen.

Technische, wirtschaftliche und auch rechtliche Gründe machen es heute erforderlich, E-Mails zu archivieren. Mailserver drohen durch die stetig wachsende Menge von E-Mail-Daten an ihre Leistungsgrenzen zu stoßen, da sie für solch hohe Datenmengen nicht konzipiert sind. Administratoren stehen vor dem Problem, dass Zeitfenster für Backups immer größer werden, was in der Folge zu höheren Kosten führt. Heute beinhaltet etwa dreiviertel der über E-Mail geführten Korrespondenz geschäftsrelevante Daten. Ein großer Teil hiervon gilt im gesetzlichen Sinne als Handelsbrief und muss über einen Zeitraum zwischen 6 und 10 Jahren oder auch länger aufbewahrt werden. Löschen Mitarbeiter jedoch E-Mails, noch bevor diese gesichert wurden, gehen diese meist unwiederbringlich verloren. Der Gesetzgeber verlangt daher digitale Handelsbriefe (E-Mails) originär und unter Einhaltung des gesetzlichen Datenschutzes zu archivieren. Secure Cloud MailArchive wurde speziell für die Erfüllung dieser Anforderungen entwickelt.

Abbildung: Funktionsweise von Secure Cloud MailArchive

Wie funktioniert das Archivsystem?

Sofort nach der Installation erfasst und indiziert das System automatisch jede ein- und ausgehende E-Mail und archiviert diese im Originalformat (RFC2822). Bewährte und anerkannte digitale Zeitstempel- und Signaturverfahren, sichere Authentisierungs- und Verschlüsselungsverfahren (AES 256 Bit) sowie das integrierte, innovative Rollen- und Rechtesystem gewährleisten, dass elektronische Dokumente nachweislich unverändert über den gesamten Archivierungszeitraum aufbewahrt werden und alle Daten vor Datenspionage effektiv geschützt sind. Jede Aktion eines Administrators, Anwenders oder Auditors, kann in einer manipulationssicheren Protokolldatei festgehalten werden. Alle Anwender können ihre E-Mails und Dokumente im Rahmen ihrer Berechtigungen selber schnell und bequem über die Volltextsuche im Archiv recherchieren und jederzeit ganz einfach per Mausklick wieder herstellen. Darüber hinaus lässt sich der E-Mail-Bestand durch Auditoren, entsprechend der gesetzlichen Vorgaben, jederzeit prüfen.

Die Vorteile - auf einem Blick

• Datenschutzkonform - Ein integriertes Rollen- und Rechtekonzept gewährleistet maximalen Datenschutz. Alle Aktivitäten werden vom System in einer manipulationssicheren Logdatei protokolliert.
• Benutzerfreundlich - Der Zugriff auf das Archivsystem erfolgt browserbasiert über ein Webinterface oder direkt über den Mailclient.
• Hohe Entlastung des Mailservers - Archivierte E-Mails stehen dauerhaft zur Verfügung. Durch das Löschen von E-Mails auf dem Mailserver lässt sich dieser meist deutlich entlasten. Reduziert den Speicherbedarf durch Single Instancing und Komprimierung.
• Einfache Migration von Daten - E-Mail-Daten lassen sich mit wenigen Mausklicks migrieren.
• Starke Verschlüsselung und sicherer Zugriffsschutz - Nur autorisierte Personen können auf das Archivsystem zugreifen. Alle Daten werden verschlüsselt.

Flexibel einsetzbar

• Secure Cloud MailArchive unterstützt (auch im Mischbetrieb) alle gängigen Mailserver, wie z.B. MS Exchange, OpenXchange, Novell GroupWise, Notes Domino, Sendmail, Scalix, Exim, Postfix, Kerio, Tobit und viele andere.
• An anderen Orten gespeicherte E-Mails lassen sich schnell und einfach in das Archiv migrieren und ebenso leicht wieder an einem beliebigen Speicherort exportieren.
• Secure Cloud MailArchive kann einfach an vorhandene Speichersysteme (Storage) angebunden werden.

Vollständig mandantenfähig* (nur MSP-Version)

• Die integrierte mehrstufige Mandantenverwaltung gewährleistet eine vollständige Trennung von Mandant und Administration. So lassen sich auch eigene Reseller in das System integrieren, die dann wiederum ihre eigenen Kunden selber verwalten können. Das Archivsystem lässt sich darüber hinaus auch mit dem eigenen Logo versehen (Branding). Für erweiterte individuelle Anpassungen steht zudem ein optional erhältliches API zur Verfügung.

*Auch als multimandantenfähige Version für Managed Service Provider lieferbar.

Secure Cloud MailArchive ist wahlweise als SaaS (Cloud) oder als virtuelle Appliance verfügbar.

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